8 dicas para a gestão virtual de times na pandemia

A pandemia causada pelo novo coronavírus tem se tornado um momento de reflexão e reinvenção em diversos sentidos. O isolamento social fez com que muitos modelos de negócios, que sempre funcionaram com os colaboradores atuando presencialmente, fossem substituídos por reuniões e produtividade em home-office.

Portanto, as lideranças de equipes precisaram, em pouco tempo, mudar todo o sistema de gestão de pessoas.

Claudia Piereck, da consultoria Sintonia – Foto: Divulgação

“Muitas equipes se tornaram virtuais de um dia para outro. Algumas sem preparação ou ferramentas apropriadas. Alguns líderes já tinham experiência na gestão de times virtuais, enquanto muitos outros não”, pondera a consultora, coach especializada em desenvolvimento de líderes e times e CEO da Sintonia Management Development and Consulting, Claudia Piereck da Cunha, que participou de uma live promovida pela GS1 Brasil, no dia 14 de maio.

O encontro teve a mediação da GS1 e participação do CEO da GIC, Irineu Fernandes, e do diretor-presidente da inpEV, João Cesar M. Rando, além da interação do público.

Claudia abordou o tema “Os desafios de liderar o mundo virtual – gestão de times virtuais”, fornecendo tanto dicas para os gestores que começaram a liderar times de maneira virtual recentemente quanto para os mais experientes, que tiveram a chance de aprimorar seus conhecimentos no assunto.

Acompanhe, a seguir, os principais insights da consultora.

1. Aprenda a liderar sem ver

O grande desafio de gerenciar times virtuais é que o líder não consegue ver e encontrar as pessoas para conversar no corredor, no café, ou ir até as suas estações de trabalho a qualquer momento.

“Como saber o que está acontecendo com as pessoas, o que elas estão fazendo, de que apoio necessitam, como estão interagindo entre si? O líder de times virtuais deve ter em mente que não tem como controlar o que os integrantes estão fazendo durante o horário de trabalho”, analisa.

Nesse sentido, é necessário ter mais estrutura e organização. “O líder deve buscar obter comprometimento, engajamento e cooperação através da comunicação e construção de confiança. Comunicação constrói confiança, que por sua vez melhora a comunicação”, resume.

2. Promova uma comunicação eficaz

Aliás, a comunicação é a habilidade mais importante para o sucesso da gestão de times virtuais, segundo a CEO da Sintonia.

“Toda comunicação com os integrantes do time deve ser intencional, pois não acontece naturalmente. As pessoas estão remotas. O líder precisa fazer um esforço consciente para comunicar-se com frequência, agendar reuniões com o time; e, sobretudo, realizar periódicas individuais com cada integrante para checar como está, o progresso do seu trabalho, dar coaching e feedback, etc”.

3. Use a tecnologia como aliada

O uso de chamadas com vídeos na interação com o time ajuda na qualidade da comunicação e no entendimento.

“Com essa solução, é possível perceber a linguagem corporal além do tom de voz de quem fala, aumentando a proximidade e diminuindo a sensação de distância”, destaca Claudia, reforçando que o líder deve ter sistemas e processos para assegurar que está conectado com as pessoas.

“É necessário ter ferramentas de comunicação que todos saibam usar e acordar com o time regras para uso de e-mails, mensagens de texto ou reuniões com vídeos”, mostra.

Outra solução que pode ajudar é o Microsoft Teams, plataforma unificada de comunicação e colaboração que combina bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho.

Ações como essa podem proporcionar espaço em algumas reuniões, para as pessoas compartilharem assuntos pessoais e se conhecerem, ajudando no processo de desenvolvimento de confiança.

4. Incentive a disciplina com flexibilidade

É importante respeitar horários para a comunicação, que também devem ser combinados, principalmente se as pessoas estão em fuso horários diferentes.

Além disso, atualmente muitas pessoas estão trabalhando em casa, às vezes sem ter um espaço adequado para home office e as crianças não estão na escola.

“É fundamental ter flexibilidade para entender que o colaborador pode precisar lidar com assuntos domésticos, como cuidar das crianças durante o dia ou até no meio de uma reunião”, pondera Claudia.

5. Tenha transparência nas informações

Um aspecto importante que os líderes devem considerar é que, no atual momento, as pessoas estando trabalhando de forma isolada e remota, podendo ficar suscetíveis a boatos e desinformação.

“Os líderes devem proporcionar informação constante, buscar conversar com os integrantes do time para saber o que estão pensando ou ouvindo, que dúvidas ou perguntas têm e, sobretudo, construir um ambiente de confiança para que as pessoas se sintam à vontade para compartilhar informações com o líder”, ensina Claudia.

6. Construa uma relação de confiança

A construção de confiança começa com o líder que, mesmo de forma remota, deve continuar servindo de exemplo para todo o time. “Ele precisa confiar na equipe para que as pessoas tenham confiança nele e entre si”, diz.

Assim, é importante que os gestores acreditem que as pessoas têm boas intenções e que estão fazendo o melhor possível, já que não pode controlar o que fazem de forma remota.

“O que o líder pode fazer é usar ferramentas como Excel para acompanhar a execução das tarefas onde cada membro do time completa ao executar determinadas tarefas”, sugere.

7. Incentive o espírito de equipe

Como as pessoas estão separadas fisicamente, é fácil perderem o espírito de time. Por isso, a recomendação é a de que a liderança reforce o propósito comum para que a equipe não perca a sua identidade.

“Papéis e responsabilidades devem estar claros para fomentar a cooperação entre os membros. Todos devem saber quem é responsável pelo que, como podem se ajudar e a quem procurar quando necessitarem”, recomenda a CEO da Sintonia.

8. Considere as questões emocionais da equipe

Outra recomendação é que o líder faça reuniões com o único propósito de teambuilding, como happy hours, alguma atividade lúdica e troca de experiências pessoais para que as pessoas possam dar apoio umas às outras.

“O líder deve colocar atenção na saúde emocional do time, em especial em momentos de muitas incertezas.  As pessoas não estão fisicamente próximas, portanto, a interação entre elas tem de ser intencional e incentivada pelos gestores”, alerta.

Por fim, gerenciar times virtuais é um aprendizado e pode gerar alguns efeitos bastante positivos.

Foto: Getty Images