9 dicas para gerenciar documentos na era digital
Aumentar a produtividade é um dos grandes desafios das empresas para aproveitar melhor seus recursos, reduzir custos e otimizar processos.
Com a tecnologia, especialmente inteligência artificial e machine learning, os documentos podem ser classificados, categorizados, processados e armazenados conforme padrões bem estruturados e seu tempo de guarda é determinado. Tudo de acordo com a legislação vigente e as regras de negócio internas da empresa.
Vale lembrar que, em todas as empresas, existe um grande volume de documentação (administrativa, contábil-fiscal, trabalhista, cartorária e forense etc.) que precisa ser gerenciado em cada etapa do seu ciclo de vida – desde a criação até o descarte.
Diante desse desafio, a Docket traz algumas dicas importantes sobre como gerenciar documentos em tempos de transformação digital. Acompanhe:
1. Identifique as falhas no processo produtivo
Pequenos erros comuns no dia a dia, podem facilmente ser identificados e solucionados com o uso da tecnologia para a gestão.
2. Centralize as informações
Centralizar as informações por um único canal economiza tempo e custo, evitando que os colaboradores percam tempo tentando encontrá-las em determinado local.
Para isso, existem infraestruturas de gestão avançadas capazes de reunir todos os dados de um departamentos em uma única base.
3. Utilize métodos de produtividade
A tecnologia pode dar mais celeridade aos processos. Por exemplo: uma rede de shoppings depende da gestão de inúmeros documentos regulatórios para sua funcionalidade.
Uma ótima opção, neste caso, seria reunir todos em uma única plataforma, alcançando maior produtividade e visão macro dos vencimentos e solicitações.
4. Invista em automação
As novas tecnologias ajudam a agilizar as operações diárias e a aumentar a produtividade. Com um sistema automatizado, é possível ter visão completa do setor de toda uma empresa, facilitando a gestão de métricas e diminuindo consideravelmente erros, retrabalhos e desperdício de tempo.
5. Mapeie processos
Grandes melhorias dependem do conhecimento que se tem de todos os processos realizados dentro de uma operação. Por isso, é importante saber qual a função exata de seus colaboradores e a complexidade de suas demandas.
Além disso, é muito importante analisar os dados oriundos de cada operação ou processo, a fim de identificar gargalos que possam barrar o desenvolvimento de sua empresa.
6. Invista na segurança da informação
De acordo com uma pesquisa realizada pela Deloitte, o Excel foi apontado como uma das principais ferramentas utilizadas para a gestão de informação.
Porém, a ferramenta não confere a segurança necessária à informação e pode paralisar uma esteira inteira de processos.
É importante, portanto, investir em tecnologias capazes de centralizar informações de forma segura e prática, evitando erros humanos e o entrave de processos internos.
7. Mantenha a comunicação fluida
Para uma melhora na gestão de processos operacionais, é necessário obter informações confiáveis sobre todos os setores.
Para isso, um bom software pode ser capaz de manter uma comunicação clara e favorecer a troca de informações entre eles.
8. Tenha uma gestão de documentos organizada
Este é um fator essencial quando se fala sobre grandes organizações, porque o fluxo de licenças, alvarás e documentos regulatórios é muito grande e exige atenção com datas de vencimentos para evitar multas e interdições.
9. Adote uma plataforma de gestão
Estar atualizado quanto às novas tecnologias do mercado é imprescindível para aqueles que desejam se destacar. A inovação já chegou para quem deseja otimizar processos e garantir maior segurança de informação.
Através das plataformas de gestão é possível gerenciar, de forma automatizada, toda uma esteira de processos garantindo a visão macro e assertiva nas decisões estratégicas.
“A transformação digital de documentos é um passo muito importante na modernização das empresas, desburocratização de seus negócios e até mesmo na redução de custos que elas têm”, conclui o CEO da Docket, Pedro Roso.
Foto: iStock
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