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9 dicas para gerenciar documentos na era digital

Aumentar a produtividade é um dos grandes desafios das empresas para aproveitar melhor seus recursos, reduzir custos e otimizar processos.

Com a tecnologia, especialmente inteligência artificial e machine learning, os documentos podem ser classificados, categorizados, processados e armazenados conforme padrões bem estruturados e seu tempo de guarda é determinado. Tudo de acordo com a legislação vigente e as regras de negócio internas da empresa.

Vale lembrar que, em todas as empresas, existe um grande volume de documentação (administrativa, contábil-fiscal, trabalhista, cartorária e forense etc.) que precisa ser gerenciado em cada etapa do seu ciclo de vida – desde a criação até o descarte.

Diante desse desafio, a Docket traz algumas dicas importantes sobre como gerenciar documentos em tempos de transformação digital. Acompanhe:

1. Identifique as falhas no processo produtivo

Pequenos erros comuns no dia a dia, podem facilmente ser identificados e solucionados com o uso da tecnologia para a gestão.

2. Centralize as informações

Centralizar as informações por um único canal economiza tempo e custo, evitando que os colaboradores percam tempo tentando encontrá-las em determinado local.

Para isso, existem infraestruturas de gestão avançadas capazes de reunir todos os dados de um departamentos em uma única base.

3. Utilize métodos de produtividade

A tecnologia pode dar mais celeridade aos processos. Por exemplo: uma rede de shoppings depende da gestão de inúmeros documentos regulatórios para sua funcionalidade.

Uma ótima opção, neste caso, seria reunir todos em uma única plataforma, alcançando maior produtividade e visão macro dos vencimentos e solicitações.

4. Invista em automação

As novas tecnologias ajudam a agilizar as operações diárias e a aumentar a produtividade. Com um sistema automatizado, é possível ter visão completa do setor de toda uma empresa, facilitando a gestão de métricas e diminuindo consideravelmente erros, retrabalhos e desperdício de tempo.

5. Mapeie processos

Grandes melhorias dependem do conhecimento que se tem de todos os processos realizados dentro de uma operação. Por isso, é importante saber qual a função exata de seus colaboradores e a complexidade de suas demandas.

Além disso, é muito importante analisar os dados oriundos de cada operação ou processo, a fim de identificar gargalos que possam barrar o desenvolvimento de sua empresa.

6. Invista na segurança da informação

De acordo com uma pesquisa realizada pela Deloitte, o Excel foi apontado como uma das principais ferramentas utilizadas para a gestão de informação.

Porém, a ferramenta não confere a segurança necessária à informação e pode paralisar uma esteira inteira de processos.

É importante, portanto, investir em tecnologias capazes de centralizar informações de forma segura e prática, evitando erros humanos e o entrave de processos internos.

7. Mantenha a comunicação fluida

Para uma melhora na gestão de processos operacionais, é necessário obter informações confiáveis sobre todos os setores.

Para isso, um bom software pode ser capaz de manter uma comunicação clara e favorecer a troca de informações entre eles.

8. Tenha uma gestão de documentos organizada

Este é um fator essencial quando se fala sobre grandes organizações, porque o fluxo de licenças, alvarás e documentos regulatórios é muito grande e exige atenção com datas de vencimentos para evitar multas e interdições.

9. Adote uma plataforma de gestão

Estar atualizado quanto às novas tecnologias do mercado é imprescindível para aqueles que desejam se destacar. A inovação já chegou para quem deseja otimizar processos e garantir maior segurança de informação.

Através das plataformas de gestão é possível gerenciar, de forma automatizada, toda uma esteira de processos garantindo a visão macro e assertiva nas decisões estratégicas.

“A transformação digital de documentos é um passo muito importante na modernização das empresas, desburocratização de seus negócios e até mesmo na redução de custos que elas têm”, conclui o CEO da Docket, Pedro Roso.

Foto: iStock

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