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8 dicas para uma reunião online produtiva

Embora as vacinas estejam chegando, é fato que o País deve permanecer por um bom tempo em quarentena, fazendo com o home office continue em muitas empresas.

Nesse sentido, as reuniões online se tornaram uma constante.

Por isso, o Portal de Notícias da GS1 Brasil conversou com uma especialista: a professora e doutora, fonoaudióloga especialista em voz e comentarista semanal na Rádio CBN, Leny Kyrillos, que trouxe dicas valiosas para organizar videoconferências com sucesso. Confira!

Passo a passo para uma reunião online de sucesso

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Leny Kyrillos, da Rádio CBN. Foto: DIVULGAÇÃO

1. Tenha objetivos claros

Defina claramente os objetivos da reunião e tenha clareza do que você espera de retorno das pessoas.

2. Estipule quem participa da reunião

Tenha a definição clara de quem participa da reunião. Convide apenas pessoas que tenha relação direta ao objetivo do encontro.

3. Prepare as mensagens

As mensagens devem ser preparadas previamente e colocadas de forma bastante direta e objetiva. No ambiente online, ter ainda mais clareza no discurso é fundamental.

4. Desenvolva familiaridade com a plataforma

Para evitar surpresas, teste a plataforma de reuniões online com antecedência e todos os recursos disponíveis.

5. Avalie o ambiente

Tenha cuidado com os detalhes da imagem do ambiente que irá aparecer no vídeo. Alguns objetos podem gerar impressões diferentes da que você busca passar.

Entenda que você está atuando profissionalmente. Apesar de estar na sua casa e cuide para que o cenário seja o mais profissional possível.

6. Cheque a iluminação

A fonte de luz deve estar sempre a sua frente. Nunca atrás de você e também ao lado.

7. Aprimore a comunicação não verbal

O seu corpo precisa mostrar claramente a vontade de interagir com o outro. Para tanto, é importante que:

  • A base do corpo esteja bem apoiada.
  • Se você estiver sentado, os quadris precisam estar bem apoiados na cadeira.
  • Evitar balançar a cadeira e manter a base absolutamente imóvel.
  • Dispor o tronco reto com inclinação em direção da câmera, para que as pessoas possam percebê-lo mais próximo.
  • Caprichar no olhar, que precisa estar o tempo todo em direção à câmera do computador ou celular.
  • Só olhar para as pessoas quando você estiver escutando alguém falar.
  • Tomar cuidado com os gestos. Eles devem acontecer de maneira natural, evitando que estejam elevados demais.
  • O seu rosto deve estar claramente exposto, sem que um gesto mais alto possa competir com ele.

8. Cuidado com a voz

Do ponto de vista vocal, use um volume com tom acima do que você está habituado para que você possa alcançar o outro com mais facilidade.

Mas tome cuidado para não berrar! Às vezes, temos a sensação que o outro não está nos respondendo. Então a gente acaba falando mais alto. Cuide disso.

Capriche bastante na movimentação da boca. Faça uma articulação ampla. Bem colocada. Evite a monotonia enfatizando os trechos mais relevantes.

Fotos: DIVULGAÇÃO/ Getty Images

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