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Kanban: saiba como implementar na gestão da empresa

O Kanban nasceu na década de 1960, na linha de produção da montadora Toyota, para auxiliar os profissionais a assimilar e controlar o progresso das tarefas de forma visual.

“Na Toyota, a ideia inicial era usar um esquema de quadros com cartões coloridos para gerenciar estoques”, relembra o professor do curso de administração da Universidade Veiga de Almeida (UVA), José Carlos Vinhais.

O resultado foi tão positivo que logo o Kanban passou a ser usado em outros departamentos da empresa, como na gestão de produção, em linhas de montagem e projetos.

Em sua forma mais clássica, o Kanban requer um quadro e adesivos coloridos. “São colocados os adesivos na posição em que a tarefa esteja (inicial, em desenvolvimento, concluída), de acordo com o seu status. Como num jogo de tabuleiros, você tem etapas e o jogador vai evoluindo etapa por etapa, até chegar ao final”, explica Vinhais.

Assim, ao olhar para um quadro Kanban, é fácil enxergar como o trabalho do gestor (ou da sua equipe) fluem, permitindo não somente comunicar o status, mas também dar e receber feedbacks.

“O gestor é capaz de planejar e acompanhar a execução das atividades de um projeto ou processo. Além disso, através do uso de um quadro Kanban, é possível identificar em qual etapa de um processo ocorre um gargalo que esteja impedindo que este seja realizado com uma maior eficiência”, diz Vinhais.

Esse processo, que começou com adesivos coloridos em quadros brancos, hoje usa a tecnologia a seu favor.

“Atualmente, a tendência é o uso de softwares e aplicativos de smartphones para representar graficamente o andamento de processos ou projetos”, destaca o professor da UVA.

A ferramenta online Trello é um exemplo. Por meio dela, gera-se um quadro virtual que permite organizar equipes e tarefas de forma dinâmica. A solução oferece uma versão gratuita ou então um pacote pago, que permite usar funções extras, como integração com o Google Apps, exportação dos dados de todos os quadros criados, entre outras funcionalidades.

Aplicação do Kanban

tendências no kanban

Hoje, o Kanban é amplamente adotado pelos mais diversos setores.  Segundo Vinhas, a metodologia é indicada para qualquer empresa que realize processos e/ou projetos, principalmente aquelas com um volume de tarefas mais significativo e maior necessidade de controlar as ações.

As empresas de comércio eletrônico, por exemplo, usam a metodologia Kanban para mostrar aos clientes, de maneira prática e simples, o andamento da compra.

“Quando realizamos uma compra através da internet, recebemos uma mensagem de que o pedido está “aguardando confirmação de pagamento”. Logo em seguida, após esta etapa, ocorre a “separação do produto em estoque”. As etapas seguem: emissão de nota fiscal, aguardando retirada pela transportadora, transporte e entrega. Este é um exemplo de como o conceito do Kanban chegou até o consumidor final”, mostra o professor da UVA.

Vinhais também conta sobre o trabalho que desenvolveu numa concessionária de veículos, que tinha como maior problema a falta de controle das atividades de revisão automotiva. “Criamos um Kanban para este processo, contendo um bloco para cada etapa: recebimento do veículo, cadastramento, verificação de itens, troca de óleo, troca de filtros, alinhamento, balanceamento, lavagem e entrega”, diz.

Assim, nesse processo, cada carro recebia um post-it, que ia evoluindo na medida em que as etapas do processo estavam finalizadas.

“O profissional responsável pelo alinhamento, por exemplo, sabia perfeitamente quantos carros chegariam até ele ao longo do dia, bastava olhar para os post-its de etapas anteriores. E caso algum cliente ligasse para saber sobre o seu carro, o atendente rapidamente identificava em que momento da revisão o veículo se encontrava, sem a necessidade de sair do seu local de trabalho ou perguntar a terceiros”, comenta.

Seja qual for a área, o Kanban já é visto pelas empresas como algo importante para gestão.

A pesquisa Tendências para Transformar Sua Empresa em 2020 – encomendada pela multinacional brasileira especializada em transformação digital CI&T, e realizada em parceria com a Opinion Box –, detectou que quando o tema é disciplinas e práticas que devem ser adotadas em curto e médio prazos nas companhias para o estabelecimento de operações digitais ágeis, o Kanban apareceu com 30% dos votos.

Como implementar o Kanban na empresa?

O portal do software de gerenciamento de projetos Artia mostra como esta metodologia pode ser desenvolvida em quatro etapas. Confira:

1)    Preparar a equipe

É importante que os colaboradores da empresa entendam o novo sistema de trabalho. Por mais simples que o Kanban pareça ser, muitas dúvidas podem surgir sobre a sua utilização.

2)    Mapear os processos

É preciso mapear todos os processos executados pela equipe, para, então, verificar quais colunas são necessárias para traduzir todos os status pelos quais uma tarefa passa.

3)    Definir esquema de cores e priorização

Para alinhar a comunicação entre todos, é preciso definir um sistema de priorização, ou seja, como sinalizar que uma tarefa precisa ser entregue urgentemente.

Isso pode ser por cores ou com uma coluna específica. De qualquer forma, é importante alinhar qual será o papel das cores no sistema de gestão, o que elas representarão (prioridade, tipo de tarefa, responsável, etc.)

4)    Avaliação

Como toda nova adaptação, o Kanban pode trazer desafios e dificuldades à equipe, por isso é importante avaliar a opinião dos envolvidos para melhorar o que ainda estiver ineficiente.

Fotos: Getty Images

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