Métodos ágeis: saiba como adotá-los na gestão de projetos

Utilizados pelas empresas mais inovadoras do mundo para gerenciar projetos de maneira mais eficiente e com foco no interesse do cliente, os métodos ágeis vieram para ficar. O Gartner projeta que, até 2022, eles serão utilizados em 80% de todos os projetos. Sua empresa já conhece e adota esse tipo de metodologia?

Os métodos ágeis são adequados para projetos com foco no desenvolvimento de produto e que podem ser divididos em partes, sendo que cada etapa é finalizada e entregue ao cliente para avaliação. É como um plano que a empresa vai aprimorando os detalhes, conforme as idas e vindas entre o cliente e a equipe de desenvolvimento.

“Os métodos ágeis devem ser utilizados em projetos nos quais entende-se que um conjunto mínimo de funcionalidades já entrega valor ao cliente”, comenta o diretor da Autness Consulting & Education e professor do curso de MBA Gestão de Projetos da Universidade Presbiteriana Mackenzie, Manoel Laranja.

Também conhecidos como Agile, os métodos ágeis foram criados no início dos anos 2000 por um grupo de profissionais da área de tecnologia da informação (TI), nos Estados Unidos, para gerenciar projetos de desenvolvimento de software.

Esses profissionais começaram a questionar os métodos tradicionais (também chamados waterfall – ou cascata, em português), e assim escreveram o “Manifesto Ágil”, reunindo os novos valores que todos concordaram em disseminar. Com a aceleração do uso da internet, os métodos ágeis foram ganhando espaço nas organizações de todo o mundo.

“Hoje, já são aplicados em diversas áreas e são fundamentais nos setores mais inovadores. Tanto que ‘explodiram’ nas startups e empresas de tecnologia, que são mercados, por sua natureza, muito competitivos”, afirma Manoel Laranja.

Segundo ele, outro setor já maduro na adoção dos métodos ágeis é o financeiro, que precisa inovar rápido pois está cada vez mais pressionado pelas fintechs. “Já na área de bens de consumo e varejo, é crítico adotá-los nas áreas de pesquisa e desenvolvimento”, completa.

Para Milena Fonseca, head de inovação e novos negócios da ACE – empresa de inovação e aceleradora de startups –, agile é mais que uma metodologia, é um mindset. “Uma maneira de responder com brevidade às mudanças e avanços do mercado, através de testes e aprendizados”, define.

Princípios dos métodos ágeis

Os princípios ágeis – como a eficiência dos processos gerenciais, o foco no interesse do cliente e a ênfase nas entregas – podem ser usados por qualquer empresa. Até porque eles têm como base o Sistema Toyota de Produção, ou produção enxuta, que prega a eliminação do desperdício, segundo o professor da Fundação Instituto de Administração (FIA), Antonio Cesar Amaru Maximiano.

Ele conta que, no início, os criadores dos métodos ágeis queriam tirar o “excesso de gestão” dos métodos tradicionais, ou seja, a ênfase exagerada no planejamento do produto e das variáveis do projeto (como escopo, tempo, custos e riscos), que se mostravam inadequados para atender às exigências daquela área.

“Em resposta a isso, os métodos ágeis passaram a enfatizar a entrega de produtos funcionais sucessivamente, em vez de esperar o final do projeto para entregar um produto singular, que poderia então ser recusado pelo cliente”, explica Maximiano.

Scrum é sinônimo de método ágil

Com o Manifesto Ágil foram criados vários métodos que compartilhavam diretrizes semelhantes, a exemplo do Crystal, Feature-Driven Development (FDD), Extreme Programming (XP), Canvas, Lean Kanban e Scrum.

“Com o tempo, o Scrum, que é chamado framework e não método, tornou-se hegemônico, pelo fato de ter sido sistematizado. O Scrum oferece um ‘manual do usuário’ muito sucinto, que os interessados podem utilizar em seus projetos e fazer as adaptações que julgar necessárias. Por exemplo, muitos usuários combinam o Scrum com o Kanban, que é um sistema de sinalização do andamento das tarefas – a fazer, em execução, concluída. O Kanban nasceu dentro do Sistema Toyota, mas não foi originalmente previsto no Scrum”, explica Maximiano, da FIA.

O professor Manoel Laranja diz que no Scrum, os projetos são divididos em ciclos chamados de sprints, que é o tempo em que as atividades devem ser executadas. Geralmente, uma sprint dura de 1 a 4 semanas.

A equipe no Scrum tem diferentes papeis: o product owner (dono do produto, responsável por criar a visão do produto e priorizar as necessidades do cliente); o scrum master (facilitador); e o time de desenvolvimento (que realiza o trabalho que vai gerar a entrega da sprint).

“O time em uma sprint deve ter, no máximo, oito pessoas. Mais do que isso fica difícil de gerenciar e engajar”, orienta Manoel Laranja. De acordo com ele, nesse formato de trabalho é fundamental desenvolver na equipe as soft skills ou habilidades comportamentais, como comunicação, para alinhamento de expectativas, e empatia, sempre se colocando no lugar do cliente.

Agile no dia a dia de uma empresa

A ACE costuma usar o Scrum em seus projetos, conforme contou a executiva da empresa para a reportagem do Portal de Notícias GS1 Brasil.

“Denominado a partir do método de reinício de uma jogada específica do Rugby, o Scrum representa inteligência, trabalho em equipe, sincronia e força de um time em que, o erro de um jogador é sentido por todos”, diz Milena.

Após definidas as atividades necessárias para o atingimento das metas, elas são divididas em sprints, com duração de 7 a 30 dias. Milena explica como funcionam e são conduzidas as sprints na ACE:

Reunião de planejamento: o trabalho a ser realizado na sprint é planejado nessa reunião. Este plano é criado com o trabalho colaborativo de todo o time e deve ter como objetivo:

• definir as tarefas de cada membro; os pesos de cada tarefa e a data de entrega de cada tarefa;
• entender qual é a definição de entregue de cada tarefa.

Reunião diária: uma video chamada de 15 minutos, para o que o time possa sincronizar as atividades e criar um plano para as próximas 24 horas. Durante essa reunião cada membro responde a três perguntas:

1. O que eu fiz ontem que ajudou o time atender a meta da sprint?
2. O que eu farei hoje para ajudar o time atender a meta da sprint?
3. Eu vejo algum obstáculo que impeça a mim ou o time no atendimento da meta da sprint?

Reunião de feedback: para alinhamento das entregas feitas na sprint e também o desempenho individual de cada membro:

• Verificar o que foi feito e o que não foi feito;
• Inspecionar como a última sprint foi em relação às pessoas, relacionamentos, processos e ferramentas;
• Identificar e ordenar os principais itens que foram bem e as potenciais melhorias.

A equipe da ACE também utiliza o Trello como ferramenta para medir o avanço da sprint. “Dessa forma, as equipes podem fazer seus horários e cumprir suas tarefas de acordo com o cronograma. Isso também ajuda na transparência do time e evita percepções falhas sobre a entrega de colegas de trabalho. Como são definidos em conjunto o peso de cada tarefa e a responsabilidade, a cobrança sobre a entrega fica sob responsabilidade de cada membro e não do squad”, afirma Milena.

Ágil ou tradicional?

Os métodos ágeis são adequados para projetos de desenvolvimento de produtos. Já para projetos de longo prazo, que envolvem muitos riscos e custos elevados, as técnicas tradicionais são mais eficazes, segundo os especialistas.

“Na gestão de projetos tradicional, o que se busca é o ótimo. Mas ao buscar o ótimo, gera um trade off, ou seja, demora mais tempo. No método ágil, não se busca o ótimo, mas o bom e, com isso, é possível ser mais rápido e melhorar o projeto com o passar do tempo”, esclarece o professor Manoel Laranja.

“Construir um aeroporto com entrega de sucessivos terminais não é uma situação à qual se aplicam os métodos ágeis, porque o aeroporto inteiro tem que ser planejado do começo ao fim, assim como cada terminal”, exemplifica Maximiano, da FIA. Segundo ele, na prática, as duas abordagens são usadas com adaptações em todos os tipos de situações. “Não é “um ou outro”, mas “ambos, dependendo da situação”.

Na opinião de Milena, da ACE, a diferença entre métodos ágeis e tradicionais está na forma de enfrentar os problemas e criar soluções. “Com os métodos ágeis integramos profissionais com competências multidisciplinares em pequenas equipes para trabalhar em ciclos curtos de desenvolvimento e aprendizado, baseados na visão e feedback do cliente. Isso faz com que o resultado, seja sempre melhor do que se utilizássemos os métodos tradicionais e engessados”, acredita.

O professor Maximiano, pondera que os métodos ágeis vieram para ficar e conviver produtivamente com os métodos tradicionais, que se aplicam a problemas complexos e não se tornaram obsoletos com o surgimento da ideia de agilidade.

“As empresas tradicionais, que têm uma longa história de produção e/ou comércio, têm dificuldades para ingressar no mundo dos projetos. No entanto, não há como não fazer a transição para esse mundo. Os projetos são necessários para a inovação, a mudança e o desenvolvimento da organização”, conclui Maximiano.

Imagens: Getty Images