Transformação digital: GS1 Brasil agiliza processos com RPA
A agilização dos processos de Robotic Process Automation (RPA) na GS1 Brasil estão a todo vapor. Aliás, a automação e a transformação digital são prioridades na entidade desde 2014, quando foi implantado o sistema de Customer Relationship Management (CRM).
55Naquele momento, teve início o trabalho de coleta de dados a serem aproveitados, o que proporcionou uma mudança sem precedentes na entidade que agrega 58 mil empresas associadas.
Silveraldo Mendes, da GS1 Brasil. Foto: divulgação
Essa movimento é permanente e a entidade contabiliza resultados positivos da evolução que se iniciou com o projeto de CRM. Na sequência, vieram a implementação do Chat e a robotização de tarefas repetitivas por meio do ChatBot e Robotic Process Automation (RPA) como, por exemplo, processo de filiação, emissão de boletos e outras.
Há um ano, a Associação deu início à implantação do RPA e o resultado não poderia ser mais satisfatório. Para Silveraldo Mendes, diretor de relacionamento com o associado da GS1 Brasil, “o CRM foi o embrião da nossa transformação digital, que segue em ritmo acelerado com o RPA nos auxiliando em tarefas repetitivas, cuja tomada de decisão é logica”.
“As tarefas repetitivas consumiam tempo e não agregavam ganho na personalização do relacionamento”, analisa o executivo, referindo-se ao trabalho que dispendia de tempo dos colaboradores em recebimento e administração de documentos a serem anexados no CRM para análise. Enfim, tarefas que seguem sempre as mesmas rotinas.
Resultados com o RPA
O RPA começou a ser implantado no começo de 2021 e em setembro daquele ano, iniciou o trabalho em funcionalidades financeiras e gerenciamento de tarefas administrativas. Agora, depois de um ano em operação, o sistema já realizou 17.309 atividades administrativas e respondeu a 19.795 e-mails – média de 1.650 por mês. Mendes compara o tempo de execução dessas atividades manualmente, que era em média de 15 minutos, e hoje é 80% mais rápida – três minutos.
“São mais de 37 mil interações do robô processadas em um ano e mais de 6 mil horas trabalhadas, o que proporcionou uma evolução enorme para a equipe, que passou a trabalhar em ações menos repetitivas e mais estratégicas e decisivas”, explica.
Entre os processos realizados pelo sistema de RPA, estão o de filiação com atribuição do prefixo GS1 que permite codificar produtos (código de barras); disponibilização de códigos adicionais quando a empresa amplia sua oferta de produtos ao mercado; reativação e cancelamento de associados; transferência do prefixo GS1 entre associados; recadastramento, emissão, prorrogação e cancelamento de boletos; enfim, todos os processos que não envolvem análise de documentos para identificar o representante legal da empresa.
Próxima etapa
Neste momento, a Associação chegou ao ponto de analisar qual próximo passo para evoluir em relação aos sistemas de relacionamento já implantados. A inteligência artificial em tarefas de decisão é uma meta. Hoje, Mendes comenta que “o RPA auxilia em atividades administrativas internas, nosso próximo objetivo é utilizar os robôs para acessarem base de dados externas confiáveis e oficiais, por meio de APIs, para agilizar ainda mais as rotinas operacionais”.
“Por exemplo, quando solicitamos a informação do faturamento de uma empresa, que é uma das etapas no processo de filiação à GS1 Brasil, nosso objetivo é que o robô execute em tempo real, buscando dados no cartão CNPJ para conhecer a situação cadastral e enquadramento fiscal, assim como na Junta Comercial para obter acesso ao contrato social e identificar o representante legal. Se tivermos um link direto com os órgãos, o robô otimiza essa etapa de apresentação do documento. São hipóteses possíveis em um curto espaço de tempo”, finaliza Mendes.
Foto: iStock
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